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  • 印发和印的区别

  • 来源:创业找项目
  • 时间:2018-05-06
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  • 篇一:谈公文的批转_转发与印发

    谈公文的批转 转发与印发

    批转、转发与印发,是公文写作与公文处理过程中经常使用的形式。正确区别批转、转发与印发,合理使用批转、转发与印发,是提高公文写作与处理效率的重要体现。

    一、批转、转发与印发的性质

    批转是上级机关对下级机关公文批复、转发的一种特有的文书处理形式。上级机关认为,下级机关所发的公文具有一定的参照、指导、借鉴作用,在表明自身态度的基础上,将下级机关的文件发送到其他下级机关单位,要求其他单位学习、效仿或借鉴;或通过自身的权威,将文件发送特定部门执行。

    转发是对上级机关、平级机关和不相隶属机关文书的处理形式。当一个机关认为上级的文件需要办理,并且表明自己的办文态度、办理方法,或认为平级机关、不相隶属的机关单位的文件值得本单位参照、学习、借鉴时,可以将该文件发送有关单位。

    印发是机关单位对本单位文书的办理形式,是一种对内发文的特定形式。当某个机关单位认为本单位的特定文书需要正式发文,或需要将某个特定部门制订的规章制度上升为机关单位共同执行的事项,或需要将机关单位负责人的讲话等变成机关单位的意志,通过印发来完成。

    二、批转、转发与印发的功能

    1. 批转的主要功能

    上级机关认为,下级机关单位的公文内容具有全局的指导意义,可以通过批转下级机关文件的形式,将下级机关文件内容变成自己的意志,发给其他下级要求执行、办理。也就是说,批转的功能是:表明自己对下级文件的态度,并将下级机关文件内容转化为自身的发文意图。这种批转实际上有主动批转与被动批转两种形式。当下级机关来文,要求给予批转的,属于被动批转。当然,因为来文内容的种种原故,上级机关也可不予批转,所以,即使是被动批转,上级的审批职能仍然是主要的。有时下级来文只是要求上级予以审批,但上级认为下级来文具有普遍意义,也可以批转。根据?国务院办公厅关于实施?国家行政机关公文处理办法?涉及的几个具体问题的处理意见?(国办函?2001?1号)第四条的规定:“政府各部门(包括议事协调机构)除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式发文;如需行文,应报请本级政府批转或由本级政府办公厅(室)转发。因特殊情况确需向下一级政府正

    式行文的,应当报经本级政府批准,并在文中注明经政府同意。”这条规定界定了批转的另一个非常重要的功能:当政府部门向下一级政府正式发文时,一般需要通过本级政府批转。如:国家发展改革委、统计局和环保总局分别会同有关部门制订了?单位gdp能耗统计指标体系实施方案?、?单位gdp能耗监测体系实施方案?、?单位gdp能耗考核体系实施方案?和?主要污染物总量减排统计办法?、?主要污染物总量减排监测办法?、?主要污染物总量减排考核办法?,要发给各省、自治区、直辖市人民政府等单位执行,但根据行文规则,政府部门一般不得向下一级政府正式发文,于是将这些文件报请国务院审批后,由国务院批转。文件标题为:?国务院批转节能减排统计监测及考核实施方案和办法的通知?(国发?2007?36号)。

    2. 转发的主要功能

    为了强化自身对上级文件的贯彻执行,并表明自己在执行上级文件时的态度,结合本单位的实际对上级机关文件具体办理,可以将上级文件转发有关机关单位执行。这种形式主要用于转发上级文件。对平级和不相隶属机关单位的文件而言,主要是通过转发文件,希望收文单位予以参照、学习、借鉴。

    根据?国务院办公厅关于实施?国家行政机关公文处理办法?涉及的几个具体问题的处理意见?(国办函?2001?1号)第四条的规定,当政府部门需要向下一级政府正式发文时,在经过本级政府审批后,也可以“由本级政府办公厅(室)转发”,也就是说,这种形式是由“政府批转”转化而成的“转发”。在实际发文中,使用这种由“批转”转化的“转发”较为常见。

    3. 印发的主要功能

    印发的功能主要体现在以下方面:

    一是将非公文转化为公文,也就是说:变非正式发文为正式发文。公文是在公务活动中使用的具有固定格式和法定效力的文书。公文具有较强的指导制约作用。而一般行政事务文书只具有信息沟通交流作用。通过将非公文转化为公文,可以增强事务文书的指导制约作用。如?**关于印发****2009年工作计划的通知?,就是将事务文书“计划”转化为“通知”。从而强化了该计划的法定效力,完成正式的发文程序。

    二是将单位内部某个机构制定的规章等表现的部门意图上升为整个单位的意图。主要是印发某些规章制度。如?江苏省人事厅、江苏省卫生厅关于印发?江苏省卫生专业技术职务岗位设置及结构比例管理指导意见(试行)?的通知?

    三是将领导个人的讲话、 发言印发,从而将领导人个人意志上升为单

    位的集体意志。如?关于印发曾少华同志在2007年度建筑边坡工程安全联络员座谈会上讲话的通知?。一般说来,印发的领导人的讲话是代表机关单位集体意志的,视为正式文件。

    三、批转、转发与印发的差异

    批转、转发属于同一类文书处理方式。它们与印发的主要差别在于:

    1. 标题的基本形式不同

    批转、转发类文件标题的基本形式为:(**)(关于)批转(或转发)****?关于****的**(文种)?的**(文种)

    印发类文件标题的基本形式为:**关于印发?******×?的**(文种)比较上述基本形式需要注意:

    一是批转、转发类文件标题中的发文单位和“关于”可以不用;而印发类文件标题中的“关于”一般不能缺少。

    二是基本的用词不同。分别使用“批转”、“转发”、“印发”。

    三是批转、转发类文件在拟制标题时往往要对被批转、转发的标题作技术处理,特别是要将被批转、转发文件标题中的原发文单位移出原文件名称中,移至“批转”、“转发”后,若被批转、转发文件的标题中没有发文单位,一般要在“批转、转发”后加上“发文单位”;而印发类文件不需要对被印发的文件的标题做任何改动。

    2. 发文者与被发文件的制发者形成的关系不同

    批转、转发类的文件一般是对外单位发送文件的处理,即发文者与被批转、转发文件的制发者不是相同的单位。当发文者与被发文件的制发者构成“上级与下级关系”时用“批转”,当发文者与被发文件的制发者构成“下级与上级、平级、不相隶属关系”时用“转发”。

    印发类的文件,发文者与被发文件的制发者往往是同一个单位,即主要用于发文者对本机关单位文书的处理。如?国务院办公厅关于印发?国务院办公厅主要职责内设机构和人员编制规定?的通知?。这里,?国务院办公厅主要职责内设机构和人员编制规定?实际上就是国务院办公厅自己制发的文书,经有关领导机构同意后再由国务院办公厅发送有关机关单位。

    3. 对被发文件的处理要求不同

    一般转载请保留此标记。 说来,批转、转发类文件,要求对被批转、转发的文件进行技术处理,以取消被批转、转发文件的独立性。对被批转、转发文件的技术处理一般有四个步骤:

    首先是取消被批转、转发文件的眉首(即俗称的文头、版头)。当被批转、转发的文件被取消眉首以后,原文件眉首中的发文字号将在批转、转

    发文件的“引用文件”部分出现。因为按照?国家行政机关公文处理办法?第二十五条的规定:“引用公文应当先引标题,后引发文字号。”如“现将江苏省环境保护厅?关于印发?江苏省有机食品生产基地环境管理办法?的通知?(苏环然?2002?5号)转发给你们”。

    其次是取消被批转、转发文件的主送机关单位。

    三是取消被批转、转发文件的印章、附注,并在成文日期之上补加原发文单位名称。如果原来印章之上有发文单位名称,则不需要补加。四是取消被批转、转发文件的文尾(即俗称的版记)部分。

    批转、转发类文件对被批转、转发的文件进行处理以后,被批转、转发的文件只保留了以下部分:标题、正文、成文机关单位、成文日期。印发类文件因为主要是对内发文,不需要对被印发的文书进行技术处理。

    四、批转、转发与印发类文件可以使用的文种

    批转、转发与印发是一种特殊的文书处理形式,对文种使用也有比较特殊的要求。

    1. 批转、转发可以使用的文种主要是“通知”、“意见”

    根据?国家行政机关公文处理办法?第九条的规定:“通知,适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文。”也就是说,“批转、转发”可以使用“通知”。

    “意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法。当发文者在批转、转发文件时,又结合机关单位实际提出了对被批转、转发的文件具体而翔实的处理办法和见解,则可以使用“意见”来转发有关文件。

    从实际使用情况看,批转、转发基本上使用“通知”文种。

    2. 印发可以使用的文种主要是“通知”

    这是由“通知,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项”的功能决定的。

    五、批转、转发、印发类公文的写作结构

    篇二:应用写作作业

    应用写作

    1.在应用文的叙述中,常用的叙述方式有 C.顺叙

    2.公文标题“机关名称+事由+文种”三项要素中,不可省略的是 B.文种

    3.写“请示”应当C.一文一事

    4.会议记录和会议纪要的关系,可以表述为 C.会议纪要是在对会议记录进行整理概括的基础上形成的

    5.学院要表彰勤工俭学活动中表现积极的先进班级和个人,用 行文。 D.表扬性通报

    6.需保密的正式公文在眉首部分标注份数序号,其作用在于 B.便于公文登记、分发、清退,加强管理,表明责任

    7.××公司向社会公众告知聘请×××担任该公司常年法律顾问的事宜,应该使用什么文种行文 C.通告

    8.下列不属于公文语言特色的是 C.华丽

    9.以下在一般情况下可写多个主送机关的公文文种是 C.通知

    10.选出书写正确的标题

    C.转发国务院批转中国人民保险公司关于加快发展我国保险事业报告的通知

    11.下列不属于调查报告类型的是 D.答复问题的调查报告

    12.下列不属于计划类型的是D.纪要

    13.下列不属于公文的信函格式与正式文件格式区别的是B.发文机关的级别不同

    14.报告适合用于下列的情况A.向上级汇报工作,反映情况

    15.公文的版记部分由 等项组成。D.抄送机关、附注、主题词 、印制单位、印发日期和印数

    16.根据《办法》规定,“意见”适用于B.对重要问题提出见解和处理办法

    17.以下文种在运行方向上,上行、下行、平行均可的是 A.意见

    18.计划事项的三要素是指 。D.目标、措施、要求

    19.下列不属于总结类型的是C.计划总结

    20.在正式文件中,下列标注成文日期正确的是B.二○一○年三月五日

    21.部门之间对有关问题未协商一致时,不得各自向下行文。 答案:正确

    22.为使下级机关了解某阶段的工作情况,或某重大事件的情况,用通报行文。答案:正确

    23.按《合同法》的规定,合同主要有15种。答案:正确

    24.公文的语言要求生动传神、感情丰富。答案:错误

    25.成文时间是以公文发出的日期为准。答案:错误

    26.在实际运用中,通知用于对已经发生的事情进行处理,而通报主要对今后工作进行安排。答案:错误

    27.以数字表明段落和项目,是公文结构的突出特点 。答案:正确

    28.因时间紧迫,可在同一份请示中向上级机关请求拨款和批准人事变动。答案:错误

    29.计划的主体部分主要要解决的就是做什么和怎么做的问题。答案:正确

    30. 2000年8月24日是最新修订的《国家行政机关公文处理办法》颁布的日期。答案:正确

    31.机关使用公文多多益善,因为正好体现了机关工作细致和高效的原则。 答案:错误

    32.各级行政机关一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时,必须抄送被越过的机关。答案:正确

    33.函有时也可以作为上行文和下行文使用。答案:正确

    34.在主文部分,成文日期的标注一般使用阿拉伯数字。答案:错误

    35.××省人民政府驻广州办事处,向广州某局行文,请求批准该机构建造临时建筑,用请示行文。答案:错误

    36.倡议书和建议书的不同在于倡议书一般面向有关部门或领导提出建议,并没有号召性;而建议书则一般面向大众,带有一种号召的性质。 答案:错误

    37.结构实质上是作者思路在文章写作时的外在表现,是思路的“物化”。答案:正确

    38.公文的眉首部分最主要的项目内容是签发人。答案:错误

    39.情况报告是主要用于将常规性的工作进展情况、已经取得的成绩、存在的问题及今后的打算等向上级机关进行汇报的上行文。答案:错误

    40.“启事”在实际使用时上也可以写作“启示”。 答案:错误

    1.文章的篇章结构不包括下列内容。C.鉴别材料的真伪

    2.下列不属于公文语言特色的是。C.华丽

    3.下列哪种文件属于报请性公文 C.报告

    4.写“请示”应当 C.一文一事

    5.受双重领导的单位,需请求批准事项时,除向有权批准该事的机关请示还应 A.向另一机关抄送

    6.对于材料和主旨的关系,理解正确的是 B.材料是为说明主旨服务的

    7.属于“密级”的文件有 A.绝密文件、机密文件、秘密文件

    8.公文标题“机关名称+事由+文种”三项要素中,不可省略的是 B.文种

    9.关于复函的正文,下列说法正确的是 C.一般采用“引叙来文 + 答复意见”的结构方式

    10.会议记录和会议纪要的关系,可以表述为 C.会议纪要是在对会议记录进行整理概括的基础上形成的 D.答复问题的调查报告

    12.对于批转、转发性通知的标题,下列说法正确的是 B.被批转、转发公文的标题,除法规规章名称外,一般要加书名号。

    13.下列批复的标题形式正确的是 B.关于同意××××的批复

    14.下列不属于合同内容要素的是 D.正文

    15.按性质和用途的不同,意见的类型不包括 A.领导性意见

    16.在正式文件中,下列标注成文日期正确的是 B.二○一○年三月五日

    17.下列不属于调查报告与总结区别的是 B.文种性质不同。调查报告属于报告的一种,属于行政公文的范畴;总结是典型的事务文书。

    18.下列不属于公文的信函格式与正式文件格式区别的是 B.发文机关的级别不同

    19.抄送机关是指的机关 A.与文件有关系、需了解文件内容而不须负责处理和答复的机关

    20.报告适合用于下列 的情况 A.向上级汇报工作,反映情况

    21.因时间紧迫,可在同一份请示中向上级机关请求拨款和批准人事变动。错误

    22.为使下级机关了解某阶段的工作情况,或某重大事件的情况,用通报行文。正确

    23.联合行文时,其中任何一方的领导都有权审批全部文稿,并发布公文。错误

    24.各级行政机关一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时,必须抄送被越过的机关。正确

    25.总结与报告在写法上基本一样,所以都是行政公文的文种。错误

    26.主旨是文章的“血肉”,材料是文章的“灵魂”。错误

    27.部门之间对有关问题未协商一致时,不得各自向下行文。正确

    28.通报是专门用来批评错误和表彰先进的一个文种。错误

    29.为了增加感染力,公文应该增加描写和抒情的成分。错误

    30.所有的公文都必须标注份号。错误

    31.发文字号通常由发文机关名称、事由、事项三部分构成。错误

    32.在主文部分,成文日期的标注一般使用阿拉伯数字。错误

    33.关于××区试办城市合作银行的报告。错误

    34.邀请书和请柬都是邀请对方参加某种活动的礼仪文书,邀请书其实是内容更详细、写法更复杂化的请柬。正确

    35.公文的语言要求生动传神、感情丰富。错误

    36.公文的眉首部分最主要的项目内容是签发人。错误

    37.成文时间是以公文发出的日期为准。错误

    38.批复的主送机关不一定是原请示单位。正确

    39.函有时也可以作为上行文和下行文使用。正确

    40.“启事”在实际使用时上也可以写作“启示”。错误

    1. 大学写作课程一般由文学写作、应用写作和 组成。 D、基础写作

    2. 公文格式的眉首部分不包括下列 几项内容A、标题

    3. 写“请示”应当C、一文一事

    4. 写好调查报告的前提是B、细致公正的调查

    5. 关于通报的正文,下列说法正确的是

    C、一般采用“概述事实 + 简要评价 + 处理事项 + 提出号召或警示”的结构方式。

    6.下列不属于计划的结构安排形式的有A、安排式

    7. 在正式文件中,下列标注成文日期正确的是 B、二○一○年三月五日

    8. 各级行政机关的行文关系,应当根据 确定。 D、隶属关系、职权范围

    9. 根据《办法》规定,“意见”适用于B、对重要问题提出见解和处理办法

    10. 以下文种在运行方向上,上行、下行、平行均可的是 A、意见

    11. 下属于公文的信函格式与正式是D、纪要

    12. 下列不属于总结类型的是C、计划总结

    13. 抄送机关是指 的机关A、与文件有关系、需了解文件内容而不须负责处理和答复的机关

    14. 下列属于正式公文结构要素可选择项目的是C、签发人

    15. 下列哪种文件属于报请性公文 C、报告

    16. 受双重领导的单位,需请求批准事项时,除向有权批准该事的机关请示还应 A、向另一机关抄送

    17. 下列不属于订立合同的基本原则的是 C、强制原则

    18. 计划事项的三要素是指 。D、目标、措施、要求

    19. 按性质和用途的不同,意见的类型不包括 A、领导性意见

    20. 需保密的正式公文在眉首部分标注份数序号,其作用在于 B、便于公文登记、分发、清退,加强管理,表明责任

    判断题

    21. 为明确职责,改善关系,各级行政机关公文处理工作应当贯彻党政合一的原则。 ( 錯 )

    22. 公文除会议纪要外,应加盖公章。( 對 )

    23. 通报是专门用来批评错误和表彰先进的一个文种(錯)

    24.邀请书和请柬都是邀请对方参加某种活动的礼仪文书,邀请书其实是内容更详细、写法更复杂化的请柬。 (錯)

    25. 公文的眉首部分最主要的项目内容是签发人。(錯)

    26. 会议记录和会议纪要在写作上没有太大区别。(錯)

    27.在主文部分,成文日期的标注一般使用阿拉伯数字. (錯)

    28. 因时间紧迫,可在同一份请示中向上级机关请求拨款和批准人事变动。(錯)

    29. 调查报告的前言部分一般要对调查情况的一个简要概括。( 對 )

    30. 2000年8月24日是最新修订的《国家行政机关公文处理办法》颁布的日期。( 對 )

    31. 应用文写作从根本上说是一种格式化写作,因此,写好应用文,关键还在于熟记各种应用文的格式要求。(錯)

    32. 函有时也可以作为上行文和下行文使用。( 對 )

    33. 慰问信是以组织或个人名义向有关单位或个人表示安慰、问候、鼓励和致意的一种专用书信。( 對 )

    34. 主旨是文章的“血肉”,材料是文章的“灵魂”。 (錯)

    35. 在行政公文的制作中,正文一般要采用3号仿宋体字印制。( 對 )

    36. 部门之间对有关问题未协商一致时,不得各自向下行文。( 對 )

    37. 计划的主体部分主要要解决的就是做什么和怎么做的问题。( 對 )

    38. 述职报告作为将自己所在岗位的任务完成情况向上级汇报的应用文种,只需陈述自己所思所想所做的事情就可以了,不必涉及同部门其他人的关联问题。 (錯)

    39. ××学校××同学严重违犯了校规校纪,学校决定给予留校察看处分,并以通知行文发至各院系,以教育全校学生。 (錯)

    40. “启事”在实际使用时上也可以写作“启示”。(錯)

    1.下列批复的标题形式正确的是 B.关于同意××××的批复

    11.在正式文件中,下列标注成文日期正确的是B.二○一○年三月五日

    16.下列不属于订立合同的基本原则的是 C.强制原则

    26.对于批转、转发性通知的标题,下列说法正确的是

    B.被批转、转发公文的标题,除法规规章名称外,一般要加书名号。

    7.下列不属于计划类型的是 D.纪要

    8.按性质和用途的不同,意见的类型不包括 A.领导性意见

    21.不能抄送给下级机关的公文是 A.请示

    27.以下文种在运行方向上,上行、下行、平行均可的是 A.意见

    30.不能够作公文法定作者的是D.依法成立的机关中能够代表机关组织的秘书人员

    28.下列不属于调查报告与总结区别的是

    B.文种性质不同。调查报告属于报告的一种,属于行政公文的范畴;总结是典型的事务文书。

    26.受双重领导的单位,需请求批准事项时,除向有权批准该事的机关请示还应 A.向另一机关抄送

    1.报告适合用于下列 的情况A.向上级汇报工作,反映情况

    3.以下在一般情况下可写多个主送机关的公文文种是 C.通知

    5.合同在结构上不包含以下哪个部分C.格式

    7.写“请示”应当 C.一文一事

    9.下列不属于会议记录的特点的是 D.想象性

    2.下列属于正式公文结构要素可选择项目的是C.签发人

    6.各级行政机关的行文关系,应当根据 确定。D.隶属关系、职权范围

    10.在应用文的叙述中,常用的叙述方式有C.顺叙

    12.下列不属于公文的信函格式与正式文件格式区别的是B.发文机关的级别不同

    14.大学写作课程一般由文学写作、应用写作和 组成。 D.基础写作

    4. 会议记录和会议纪要的关系,可以表述为 C.会议纪要是在对会议记录进行整理概括的基础上形成的

    11.需保密的正式公文在眉首部分标注份数序号,其作用在于 B.便于公文登记、分发、清退,加强管理,表明责任

    15.公文标题中除 加书名号外,一般不用 。 C.法规、规章名称 标点符号

    17. 选出书写正确的标题 C.转发国务院批转中国人民保险公司关于加快发展我国保险事业报告的通知

    19.下列不属于调查报告类型的是 D.答复问题的调查报告

    21.下列不属于合同内容要素的是D.正文

    23.公文标题“机关名称+事由+文种”三项要素中,不可省略的是 B.文种

    25.××企业就所在地税务部门咨询关于捐款扶贫的投入能否计入减税项目的问题,应使用的文种是 C.函

    29.××公司向社会公众告知聘请×××担任该公司常年法律顾问的事宜,应该使用什么文种行文 C.通告

    8.计划事项的三要素是指 。 D.目标、措施、要求

    13.下列不属于公文语言特色的是C.华丽

    16.公文标题“机关名称+事由+文种”三项要素中,不可省略的是B.文种

    18.市文化局向市财政局请求拨款举办文化艺术节,用 行文。B.函

    20.计划事项的三要素是指 。D.目标、措施、要求

    24.下列哪种文件属于报请性公文C.报告

    27.学院要表彰勤工俭学活动中表现积极的先进班级和个人,用 行文。D.表扬性通报

    25. 标注于成文日期左下方上方,对公文中某些内容进行注解和说明的要素是 B、附注

    2012年秋《应用写作》公选课作业

    南方大学网络学院团委决定于2012年11月15日—12月15日间举办为期一个月的“大学生活与职业规划”主题活动月,旨在通过系列讲座及相关活动强化广大同学积极规划大学生活的意识,提升就业能力与职业规划能力。活动期间,学院计划邀请4位有关行业知名的创业精英及职业规划专家前来讲座;同时,学院还将组织一次相应主题的演讲比赛、一次论坛活动。学院鼓励各系各班组织沙龙,相关成果将以活动简报、墙报及网页等形式予以展示。

    11月15日,是主题活动月的第一场讲座活动暨南方大学网络学院2012年“大学生活与职业规划”主题活动月开幕式。学院邀请了著名的互联网行业创业高手李开腾(南方创意有限公司董事长)作题为“就业压力环境下的大学生活规划”专题演讲,校团委书记李申和网络学院院长何智博将出席活动并讲话。会议活动地点定在南方大学国际演出厅,具体时间是11月15日下午3:00-4:30。现根据工作安排,请你以学院团委的名义写一份通知,要求各系团总支以班级为单位,组织同学入场听取讲座。

    通知

    各系团总支部:

    为了强化广大同学积极规划大学生活意识,提升就业能力。学院团委决定于2011年5月20日—6月20日间举办为期一个月的“大学生活与职业规划”主题活动。活动期间,学院将邀请相关行业知名的创业精英及职业规划专家前来讲座;举办一次相应的主题演讲比赛及论坛活动。相关的成果,将以多种形式予以展示。

    5月20日为本次活动开幕的日子,学院何智博院长将出席仪式并致开幕词。当天学院奖邀请著名的互联网行业的创业高手李开腾(南方创意工场有限公司董事长)先生,作题为“就业压力环境下的大学生生活规划”专题演讲。具体时间为下午3:00—4:30,地点在本学院国际演播厅。

    请各团总支部以班级为单位,组织同学届时入场听取讲座,勿误。

    南方大学网络学院团委

    二〇〇一二年十一月十日

    篇三:政府文件格式

    《国家行政机关公文处理办法》规定:公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等组成。

    我们一般把公文分成三个部分:文头、正文、结尾

    一、文头部分

    (一)文件版头(简称版头):一般由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成,如“中共宜都市委办公室文件”;也有机关名称加文种组成,如“中共宜都市委办公室(通知)”等。版头应用套红大字印在文件首页上端居中。

    (二)发文字号(简称文号):文号由机关代字、年份、号组成,其顺序为机关代字居前,年份居中并加中括号,序号居后。如“鄂发[2005]2号”属于多个单位联合发文的编主办机关文号。(发文字号用3号仿宋体并居中排放)

    (三)秘密等级(简称密级):密级是根据公文机密程度所确定的等级,现行的公文有绝密、机密、秘密三级,保密程度依次递减。密级标注在版头左上方醒目处。(密级用3号黑体字左齐)

    (四)紧急程度:是根据送达和办理的时间限度而确定的。现行的公文分“特急、急件”两种,标注在版头左上方如同时属密件,应在密件下方排列。(用3号黑体字左齐)

    (五)签发人:是指核准和签署行政公文的机关领导,一般由正职或委托的分管副职领导人实施。凡上行文,如请示报告等,都应在文号下一行右标注:签发人:某某某。(用3号仿宋体字并右齐)

    二、正文部分

    (一)标题:完整的标题应由发文机关、事由、文种三部分组成。比如《市委办公室市政府办公室关于进一步规范党政机关组织外出学习参观考察的通知》。这里“市委办公室市政府办公室”是发文机关,“关于进一步规范党政机关组织外出学习参观考察”是事由,“通知”是文种。标题的事由部分习惯由介词“关于”和表达公文主要内容的词组组成介词词组,作为公文种类的定语。事由应当准确简练,概括出公文的主要内容。

    公文标题一般不加书名号,如果是批转性公文,就要对转原件的标题加书名号。如“中共宜都市委关于转发《宜都市人大常委会2004年工作要点》的通知”。公文制作的过程中,在没有明确规定的时候一般都遵循“约定俗成”的原则。比如说:在联合发文的时候,标题的发文机关一行排列,并使用规范性简称。如“市委办公室 市政府办公室”、“中共王家畈乡党委 王家畈乡人民政府”、“镇委办公室 镇政府办公室”等等规范性简称。

    (标题要求用2号标宋、小标宋或中宋)

    (二)主送机关:是行文的主要对象,与抄报和抄送共同构成受文机关。主送机关是公文递送的对象,也是发文机关要求接受和处理、承办这份公文的机关。准确确定主送机关是行政公文发出后得到及时办理的关键,因此要根据公文内容和单位的隶属关系及职权范围来确定。如:“各乡、镇、街道办事处、市直各单位”。

    (主送机关用3号仿宋体)

    (三)正文:是公文的核心部分,基本内容要在这一部分表述,从总体上说,正文由开头、主体、结语三个环节构成。开头一般是交代发文的根据、目的和原因,说明文件的重要性。主体部分是交代公文事项和要求的部分,要求是具体明确、层次分明、突出重点、注意内在的逻辑性。结语部分往往因内容的不同或各地方关系的不同而有所差异。有习惯用语式,如“特此通知”、“特此公告”。有提出要求式,如“请遵照执行”、“妥否,请批示”、“当否,请指示”等。(正文用3号仿宋体,正文一级标题用3号黑体字,二级标题用3号楷体,三级标题用3号宋体)

    注意几点:一是正文中的数字用阿拉伯数字。二是计量单位的标注要符合国家标准和国际惯例(比如:吨、公斤等)。三是在正文中引用其它公文时应先引标题,后用括号标注发文字号。四是正文中小标题序号和字体如下:一级标题用中文一加顿号:一、 3号黑体

    二级标题用中文一加括号:(一)3号楷体

    三级标题用阿拉伯数字1加顿号: 1、3号宋体

    四级标题用阿拉伯数字1加括号:(1)不变体,同正文

    (四)附件:附件是随文而发的文件、材料,一般对正文起补充、说明和印证作用;也有的附件实质上就是正件,而正文则是批示意见、发布说明、所做按语。附件因正文需要而设,如有附件必须在正文换页之后,版记之前,并且在正文之后,落款之前必须标注“附:。。。。。。”(附件标题用2号黑体,正文一般用3号仿宋体,如有特殊情况了可用其它字号字体)

    (五)发文机关:即落款、署名,是公文的法定作者,一般以机关全称或规范化简称写在文尾的右下侧。

    需要注意的是:党委和政府发文机关落款不同,党委文件发文机关必须标注,政府机关的文件如果标题有发文机关的,落款可以省略。(发文机关用3号仿宋体)

    (六)发文时间:就是落款日期,应以领导人签发或会议通过的时间为准,如果是联合行文,以领导最后签发日期为准。

    需要注意的是:党委系统用阿拉伯数字标注(2005年6月20日),政府系统用中文数字标注(二OO五年六月二十日)(成文日期用3号仿宋体)

    (七)印章:公文印章除会议纪要以外,一般要加盖发文机关印章。联合上报的非法规性文件,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,联合发文机关都应加盖印章。印章应盖在年月日上方中间,要求上不压正文,下要“骑年盖月”。印章的使用,党委和政府也有不同。党委部门的下行文如是铅印或胶印的可以不用印(包括党委政府联合行文,上行文要用印)。凡是政府部门印发文件都必须用印。

    三、版记部分

    (一)主题词:主题词是说明公文内容核心的,要用能说明问题的、起关键作用的规范化名词或名词性词组来表述,供制作索引和计算机检索使用;上报的文件,应当按照《公文主题词表》内的词和词组标注主题词。(格式应为:主题词三个字用3号黑体并加注冒号,主题词内容用3号宋体)

    (二)抄送(抄报)机关:是指所发公文所涉及的机关、单位,其中有的是需要协助办理的,有的是需要了解、知晓公文内容的,有的是为了备案的。抄送与抄报的区别在于:抄送用于平级和不相隶属的机关,抄报用于上级机关和其领

    导人。抄送和抄报应既要防止漏抄漏报,又要防止乱抄乱报。位置在主题词以下,印发版记之上两条黑线中间的区域,抄报在上,抄送居下。(字号用4号仿宋体)

    (三)印制版记:是指对印制文件单位、时间及份数的说明。印制单位左齐,印制时间后加“印发”(上行文加“印”)字样后右齐、用黑线隔开后加印制份数(右齐后退一格)。(版记用4号仿宋体)


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