《办公室管理》设计题题库
(更新至2019年7月试题)
办公室的清理和清扫方法。
答：文员应该参照以下标准做好办公室的清理和清扫工作。
(1)办公桌椅。只要用抹布擦拭即可，但木制家则应打蜡，而金属用品要用清洁剂擦拭。
(2)办公用品。电脑、打印机等不用时要用罩子盖好，定期用干净的抹布擦拭。电话机听筒两端要用消毒液定期消毒。其他物品养成随时清理，归置整齐的习惯。
(3)书架上的书籍、文件夹里的资料应该摆放整齐，没有灰尘。
(4)地毯。每天打扫办公室和会客室，用吸尘器吸去地毯、墙角的灰尘。
(5)整套沙发装饰。要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要换一次，并拿去清洗。
(6)抽烟工具。来访者离去后立即检查香烟是否用完？打火机还能点燃吗？烟火缸是否清洗干净？检查清楚并收拾妥当。
(7)挂画、摆设。用掸子或毛刷子把灰尘拂掉，抹布容易使纤维污渍附在上面，最好不用。
(8)废物筒。每天清倒废物筒。文员在清理上司字纸篓时要特别细心，因为可能有上司随手丢弃的机密文件或底稿，需要拣出来用碎纸机打碎，不可粗心大意地一倒了之。
办公室人员应该如何准备和开好座谈会。
答：(1)座谈会邀请对象必须是对部门工作熟悉，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；
(2)座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；
(3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；
(4)主持人负责引导、组织，可不做记录；
(5)详细的记录应由文秘人员在不引入注目的座位上去做；
(6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短；
(7)会场也可准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。
当来访者自称事先已和上司约好会面时，文员如何接待与应对？
答：(1)先向来访者说：“是吗？请稍等一下。”
(2)然后请来访者稍坐，再联系上司。
(3)向上司汇报：“您约好的某某单位某先生(女士)，现在已经来了”。
(4)如果上司确认已事先约好，文员就回来向来访者说：“某先生(女士)，真抱歉，不知您已约好，让您久等了，请往这边走”。然后引导客人去会见上司。
给下面的情境设计礼貌用语。
(1)问人姓氏说(贵姓)
(2)仰慕已久说(久仰)
(3)长期未见说(久违)(4)请人解答说(请教)
(5)求人办事说(拜托)
(6)请改文章说(斧正)(7)求人指点说(赐教)
(8)身体不适说(欠安)
(9)看望别人说(拜访)(10)请人接受说(笑纳)
(11)希望照顾说(关照)(12)赞人见解说(高见)(13)归还物品说(奉还)
(14)请人赴约说(赏光)(15)需要考虑说(斟酌)
面对两位领导几乎同时布置的工作，请你为李助理设计一个合理的应对之策。
答：(1)办公室的一项基本职能是为领导(政务)服务，李助理对于徐市长和杨副市长交办的事情都不可回绝，而是应当承担下来。
(2)李助理接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其他助理协商，由他人完成杨副市长交办的事项。
(3)李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。
(4)他人查找完杨副市长所要的材料后，李助理亲自将材料送至杨副市长处，如果可能，可以顺带把实际参与查找人员的名字讲一下。
某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？
答：(1)清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；
(2)征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；
(3)比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；
(4)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；
(5)附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。
如何接受对方的名片？
答：(1)在接对方名片时，务必表现出尊重的态度。
(2)当对方递出名片时，应点头致意，双手在平行胸部的位置接过名片，最好不要捏到名片上的字，以示尊重。
(3)双手接过名片，再收回双肘，扔轻捧名片，抬起头，注视着对方，郑重地读出名片上的名称，以确认无误。
(4)遇到名片上有不认识的字，不可轻率错读，可诚恳地请教对方：“很冒昧，可否请问一下，这个字怎么念？”对方回答后，可按对方发音，重复一遍：“您是某某单位某某，很抱歉！”并行礼致歉。
上司在与客人谈话，这时有某公司张总经理来找上司解决紧急事情，文员如何向上司传话？
答：(1)用便条把所要传达的内容逐项书写：“某公司张总，为急事来访，请他等几分钟，还是请何人代为会见，要问他哪些事情？”然后将写好的便条对折折好。
(2)走入会客室，在上司背后说一声：“对不起，打搅一下”。
(3)上司回头时，递上便条与铅笔。
(4)退一步，等候指示。
设计一份A4白文件纸库存记录卡
库存记录卡
库存参考号
B4
项目
A4白文件纸最大库存量
100令
最小库存量
15令
单位数量(1令=500页)
再订货量
25令
接受
发放
接受数量
发票号
供应商
发放数量
申请号
个人/部门
余额
设计一份电话记录表
答：
来电人
姓名：_______________单位部门：_______________________________
职务：_______________电话号码：_______________________________
来电时间
_______年______月________日_______时________分
通话地点
来电人地点：___________________________
受话人地点：___________________________
通话要点
1.__________________________________________
2.__________________________________________
3.__________________________________________
结束时间
_______年______月________日_______时________分
处理要点
1.交由_______________进行处理
2.请_________________尽快回电
3.约定_______________再来电话
记录人
设计一份归档文件目录
答：
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
设计一份开业典礼的筹备工作流程
答：开业典礼筹备工作的流程：
开业典礼的舆论宣传工作(可运用传播媒介在报纸、电台、电视台广泛发布广告或在告示栏中张贴开业告示)→要做好来宾邀请工作→发放请柬→现场的布置→准备开幕词、致答词→要做好接待服务工作→要做好礼品馈赠工作→拟定典礼程序→做好各种物质的准备工作。
设计一个新闻发布会的筹备流程
答：主题的确定→时间的选择→地点的确定→人员的安排→材料的准备→发送请柬→准备胸卡和名签→准备好视听设备→制定预算计划。
设计接待方案
答：(1)接受任务；(2)了解来宾；(3)制订计划；(4)预订食宿；(5)迎接来宾；(6)商议日程；(7)安排会谈；(8)陪同参观；(9)送别客人；(10)接待小结。
所谓“有问题”的来访者一般是怎样的？文员应如何应对？
答：(1)固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协，但要注意礼貌地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。
(2)进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。
(3)情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙；如果是女性；女文员可能会使她平静下来；如不行，找一个成熟的女同事来帮忙。
(4)骗人的老手。他们①介绍的产品或服务价格低得离谱；②公司经营时间不长；③个人或公司没有通讯地址，或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。
文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？
答：(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用；
(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报，如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案；
(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作；
(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用；
(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。
文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？
答：(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。
(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。
(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。
(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。
(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。
作为办公室文员，在上司办公室或接待室的整理方面应注意哪些具体事务？
答：(1)要建立器具和备用品的台账，简要记载购入时间、修理经过。
(2)器具和用品脏了、坏了时，应立即找有关部门安排更换或修理。
(3)注意保持室内的清洁，经常打扫。
(4)注意预防火灾，要了解灭火器和紧急电话的使用方法，以及灾害发生时的避难途径，对遇有紧急情况需要拿走的文件也要放好。
(5)对橱柜、房门等钥匙，要认真管理，防止丢失，注意保密。
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